Een airco-aanvraag komt binnen. Je plant een bezoek, rijdt erheen, bekijkt de situatie en werkt daarna de opname uit. De tijd op locatie is maar een deel van het werk. Ook een aanvraag waar geen opdracht uit volgt, heeft die tijd gekost.
Tel plannen, reizen, opnemen en uitwerken apart. Dan zie je hoeveel tijd je besteedt aan informatie verzamelen en hoeveel aan de technische beoordeling.
Reken met je eigen vooropnames
Noteer bij een aantal aanvragen:
- Plannen en nabellen: afspraak maken en ontbrekende informatie ophalen.
- Reizen: de heen- en terugrit.
- Opnemen: de situatie bekijken, meten en vastleggen.
- Uitwerken: foto's ordenen, notities aanvullen en het dossier voor de offerte gereedmaken.
Een rekenvoorbeeld: zestig minuten reizen, twintig minuten bellen en plannen en twintig minuten uitwerken zijn samen honderd minuten per vooropname, nog zonder het bezoek zelf. Bij twintig vooropnames is dat 33 uur en 20 minuten per maand, plus de tijd op locatie. Dit is huidige tijdsbesteding, geen beloofde besparing.
Welke informatie kun je vooraf verzamelen?
Voor een airco-offerte wil je begrijpen welke ruimtes gekoeld moeten worden, waar de units kunnen komen en hoe de leidingen kunnen lopen. Vraag bijvoorbeeld naar:
- De gewenste ruimtes en beschikbare maten.
- Foto's van de mogelijke plekken voor de binnen- en buitenunit.
- Een overzicht van de situatie tussen die plekken.
- Een foto van de meterkast en relevante bijzonderheden.
Leg bij iedere foto uit wat je wilt zien. Laat de klant aangeven wat hij niet weet of niet kan aanleveren. Je kunt de opname ook zelf doen of de klant alleen een ontbrekend detail laten aanvullen.
Wanneer ga je alsnog langs?
Een foto vervangt geen technische beoordeling. Is een maat onduidelijk, is een route niet te overzien of moet je iets ter plaatse controleren, dan blijft een bezoek nodig. Het doel is vooraf te weten wat je moet onderzoeken, zodat je gericht kunt gaan.
Vergelijk na een proef hoeveel tijd overblijft voor verzamelen, controleren, reizen en opvolgen. Tel ook de tijd mee die je aan het digitale dossier besteedt. Alleen dan kun je vaststellen of het voor jouw aanvragen iets oplevert.
Wat Intake Engine hierbij doet
Met Intake Engine, mijn digitale opnamedossier voor airco-installateurs, staan woninggegevens, ruimtes, foto's, posities, routes en open punten bij dezelfde opname. De klant levert aan, jij vult zelf in of jullie combineren dat. Jij besluit of je kunt offreren, moet aanvullen of langsgaat.
Op Digitale Opname lees je hoe dit werkt. Gebruik je nu mail of WhatsApp, bekijk dan ook de vergelijking met WhatsApp en formulieren. Bij weinig aanvragen kan je bestaande werkwijze voldoende zijn.
Gebruik de opname ook bij de volgende stap
Gegevens verzamelen heeft weinig zin als ze daarna in een losse mailbox blijven staan. Neem de opname mee in je offerteproces en zorg dat de uitvoerende collega de juiste versie kan terugvinden. Lees welke foto's en afspraken met de klus mee moeten naar de monteur.
Bekijk of een digitaal dossier bij jouw opnames past
Open het demoblok en kies “Probeer de demo”. Doorloop een airco-opname en vergelijk die met de informatie die jij nu verzamelt.
Bekijk de Intake Engine-demo →