Excel als bedrijfssysteem: behouden of vervangen?

Alle artikelen

Je planning staat in Excel. Het bestand werkt, maar één collega houdt het overeind. Zij weet welke tabbladen bij elkaar horen en welke versie klopt. Als zij afwezig is, wordt een eenvoudige wijziging ineens lastig.

Moet Excel dan weg? Begin met het werk dat erin zit. Een spreadsheet vervangen heeft pas zin als de nieuwe werkwijze het concrete probleem oplost.

Wanneer kun je Excel blijven gebruiken?

Als de gegevens kloppen, het beheer duidelijk is en collega's ermee kunnen werken, kan Excel voldoen. Controleer of een gedeeld bestand, toegangsrechten, versiegeschiedenis en beschermde formules het probleem al verhelpen. Spreek ook af wie verantwoordelijk is voor wijzigingen.

Pak een paar recente fouten erbij. Ging het om een verkeerde versie, een vergeten regel of dezelfde order in twee bestanden? Noteer wat het herstellen kostte. Dat geeft meer houvast dan “we zijn uit Excel gegroeid”.

Welk probleem vraagt om welke aanpassing?

• De informatie klopt, maar het beheer is kwetsbaar. Begin met afspraken, rechten en uitleg voor een tweede beheerder.
• Gegevens moeten steeds worden overgenomen. Onderzoek een import of koppeling. Lees hoe je terugkerend overtypen in kaart brengt.
• Aanvragen komen onvolledig binnen. Verbeter eerst het aanvraagformulier en offerteproces. Een andere database vult ontbrekende antwoorden niet aan.
• Meerdere mensen werken aan dezelfde opdracht. Kijk of bestaande software past bij de benodigde statussen, rollen en bijlagen. Vergelijk daarna pas met een eigen online tool.

Begin met één proces, niet met alle tabbladen

Kies bijvoorbeeld de planning van opdrachten. Schrijf op wie een opdracht invoert, wie beschikbaarheid doorgeeft en wie wijzigingen bevestigt. Bepaal welke informatie op ieder moment nodig is en hoe uitzonderingen worden afgehandeld.

Bij Mike's Pianoshow bouwde ik eerst de website voor boekingsaanvragen. Later volgde een planningapp voor boekingen, artiesten, beschikbaarheid en reacties. Die uitbreiding volgde op wat het bedrijf nodig had in het dagelijkse werk.

Voor jouw bedrijf onderzoek ik op dezelfde manier welke online tool of koppeling passend is. Ik kijk eerst of je bestaande programma's de taak al kunnen uitvoeren.

Neem ook de overstap mee

Vergelijk behalve de bouw of licentie ook het overzetten van gegevens, uitleg aan collega's, onderhoud en exportmogelijkheden. Spreek af welk systeem tijdens de overstap leidend is. Twee planningen tegelijk bijhouden kan juist extra onduidelijkheid geven.

Probeer de nieuwe werkwijze met een beperkte set echte opdrachten. Controleer ook een wijziging, annulering en dubbele invoer. Pas als die goed worden afgehandeld, kun je besluiten het oude bestand voor dat proces los te laten.